Han pasado aproximadamente cinco años desde que la RPA fue dotada como la tecnología más puntera de las IT. La RPA era, hasta cierto punto, un sueño de las IT: no era invasiva, ya que se situaba discretamente fuera de nuestros sistemas de control de misiones empresariales, ERPs, HRMS y mainframes, automatizando silenciosamente nuestros procesos heredados, sin pedir nada más que el acceso a nuestros sistemas de registro.

Esperando que los clientes automatizaran todos los procesos de su empresa, los primeros proveedores de RPA ofrecían una amplia gama de productos tecnológicos. Ahora, a raíz de la pandemia, es evidente que el mercado ha expresado su deseo de cambio a productos más especializados. 

La nueva generación de RPA

Aquí es donde el RPA como servicio (RPAaaS) pasa a primer plano. Al ser un recurso que se basa en la nube, no tiene los problemas de transición que tienen las plataformas locales, lo que hace que el servicio sea pequeño, flexible y escalable. Sin costes de licencia prohibitivos, sin costes de infraestructura y sin bloqueos restrictivos, RPAaaS se ha convertido en una herramienta conveniente en la estrategia de automatización de una empresa.

Ningún proceso es una isla

Vivimos en tiempos apasionantes, volátiles y complejos, pero repletos de posibilidades tecnológicas. Si bien los líderes empresariales no necesitan entender los detalles de los códigos y scripts que subyacen a la automatización, sí requieren conocimientos suficientes para tomar decisiones informadas que se conviertan en valor empresarial. La adopción de una tecnología como RPAaaS puede ayudar a los equipos a experimentar y priorizar los grupos candidatos en la empresa susceptibles de ser automatizados. Al estar en la nube, pueden identificar los procesos que, al ser automatizados, generarán el mayor valor para sus departamentos y empresas sin comprometerse con la infraestructura o las licencias de funcionamiento. 

Cuando considere una solución RPAaaS, empiece por lo pequeño pero piense en lo grande. Centrarse en las tareas rutinarias y repetitivas debería ser siempre la primera opción. Dado que el 40% de las consultas del servicio de asistencia técnica están relacionadas con el restablecimiento de contraseñas, la automatización de estas tareas sería un buen candidato para una POC (prueba de concepto). En el caso de los procesos complejos, resulta útil asociarse con una empresa que tenga un historial de ayuda a las empresas de su mercado.

Normalmente, los procesos abarcan muchos sistemas de registro y numerosos departamentos. Elegir una plataforma de RPA que se integre con los sistemas -tanto los actuales como los previstos en el futuro- ampliaría el alcance de los procesos que podrían automatizarse en toda la empresa. Una interfaz gráfica de usuario intuitiva eliminaría la necesidad de formación requerida. Ayuda a tener en cuenta el coste total de propiedad de la implantación. Muchos clientes de RPA se han visto sorprendidos por los silenciosos costes de las integraciones, la consultoría, el mantenimiento y la formación, que se acumulan en un TCO total. 

Aquí hay algunas cosas adicionales a considerar antes de comenzar con RPAaaS, así como una mirada a cómo RPAaaS es capaz de aprovechar las deficiencias de RPA.

Un saludo a todos los procesos y flujos de trabajo

No todos los procesos son iguales, y algunos son más fáciles de automatizar que otros. Hay que asegurarse de experimentar con tantos procesos candidatos a piloto como sea posible para aumentar las posibilidades de identificar oportunidades de automatización antes de invertir en una solución RPAaaS. La clave es pilotar tantos procesos como sea posible para poder “fallar y abortar” rápidamente en lugar de invertir meses para obtener resultados. La flexibilidad que ofrece la nube y la alta disponibilidad de Internet se unen para hacer esto posible.

Un negocio que nunca duerme

La alta disponibilidad de Internet ha permitido que una empresa esté siempre en funcionamiento, lo que hace posible un negocio que nunca duerme. Antes, el personal de IT se veía obligado a comprar servidores para conseguir un servicio óptimo con equilibrio de carga, gestionando los picos y las caídas del negocio. El departamento de IT nunca lo hacía bien. Era un poco como lanzar un dardo en la oscuridad y fallar cada vez. Hay que asegurarse de que la oferta de RPAaaS que está investigando puede ayudar a los usuarios a escalar la automatización para satisfacer las demandas cambiantes de su negocio. 

No hay que dejar atrás el Shelfware sin usar

En los primeros días, nadie tenía una idea de cuántas licencias de bots se necesitarían, por lo que los primeros clientes de RPA compraron más licencias de las necesarias. Algunas empresas compraron una licencia de bot para un usuario, mientras que otras compraron una por cada proceso automatizado. Cada bot, con sus costes de licencia asociados, acumulaba enormes gastos innecesarios. Una gran parte de estas facturas incluía bots no utilizados o incluso bots que simplemente se habían olvidado. Al no haber un seguimiento, el cliente se quedaba con la bolsa de los bots no utilizados. Una solución RPAaaS de calidad debería ser capaz de supervisar y hacer un seguimiento del software no utilizado.

Conclusión

RPAaaS ha fortalecido el mercado de RPA, con más clientes dispuestos a aceptar RPAaaS debido a la naturaleza de bajo riesgo que implica probarlo en sus propios entornos. Tenga en cuenta los consejos mencionados anteriormente a la hora de invertir en una solución RPAaaS, que puede ser una gran adición a la estrategia de automatización de una empresa.